致高校毕业生的一封信

岁月似水、时光如梭，转眼又是一年一度毕业季，小伙伴们即将离开学校，那么牵涉到个人档案的邮寄及办理等诸多你们关心的问题，希望在这封信里都能找到答案。

一、文件依据

1、人力资源社会保障部办公厅关于简化优化流动人员人事档案管理服务的通知（人社厅发〔2016〕75号）第十四条规定：落实人事档案管理的主体责任。对个人委托存档的，按照本人自愿选择，由其现工作单位所在地或户籍所在地的档案管理服务机构负责；

2、流动人员人事档案管理服务规定（人社部发〔2021〕112号）第二十条规定：根据流动人员申请，档案管理服务机构按照以下程序和要求开展档案的接收、转递服务：①根据流动人员申请，拟接收的档案管理服务机构向原档案管理服务机构或原工作单位开具转档手续材料；②原档案管理服务机构或原工作单位接到转档手续材料后，应当按规定审核档案，对符合转递规定的，填写材料目录清单后严密包封，并填写档案转递通知单，于15个工作日内进行转递。

二、办理条件

郑州市户口或在郑州有工作单位的流动人员或在郑州自主创业人员。

三、应提交的材料目录

1、郑州市户口本或郑州单位劳动合同（工作证明）或营业执照；

2、本人身份证（或社会保障卡）。

四、办理流程

1、申请档案转入（申请商调函）

现场办理：

（1）按上述应提交材料的目录要求准备相关材料，交由窗口工作人员审核，符合档案转入条件的，工作人员出具《商调函》；

（2）凭《商调函》到毕业院校办理档案转递手续；

（3）学校按照《商调函》要求，出具档案转递单、档案材料目录清单等材料，档案密封、盖章后通过中国邮政（EMS）方式转递，严禁个人自带本人或他人的档案进行转递。

网上申请：

（1）登录河南省人才交流中心公共服务网（www.hnrcjl.com）,点击首页档案管理栏目的“申请商调函”，在线申请；

（2）申请人在“我的办理”里下载、使用带电子签章的《商调函》；

（3）凭《商调函》到毕业院校办理档案转递手续；

（4）学校按照《商调函》要求，出具档案转递单、档案材料目录清单等材料，档案密封、盖章后通过中国邮政（EMS）方式转递，严禁个人自带本人或他人的档案进行转递。

2、档案邮寄至我中心后，工作人员按照档案管理相关要求核查档案各类材料是否齐全、真实，有无缺件、错装、擅自涂改等情况。

3、符合接收条件的办理档案转入（信息导入、入库）手续，缺少关键材料的，工作人员会一次性告知需补齐的材料及其可能造成的影响，待补充材料后予以接收，或退回毕业院校补充材料。    

特别提醒：

1、档案转入我中心后，不再发放存档凭证或签署存档合同，可在河南省人才交流中心公共服务网（www.hnrcjl.com）,点击首页档案管理栏目的“依据档案出具证明”，在线申请存档证明；

2、档案寄至我中心后，工作人员会按照档案寄递的时间顺序进行审核、整理、信息导入及入库，办理人员可在官网的档案管理栏目“档案查询”进行确认档案转入情况（不以物流签收信息确认）；

3、其它涉档业务均可在官网档案管理栏目申请办理，无需现场办理。

档案邮寄地址：河南省郑州市航空港区通航路16号

档案邮寄单位：河南省人才交流中心

档案邮寄联系人：档案管理服务部

档案邮寄联系电话：0371—65957033

                           河南省人才交流中心档案管理服务部

2024年5月8日